Wer von uns hat nicht ein paar analoge Relikte zu Hause, die immer mehr verblassen. Vielleicht wurden wir selbst in analogen Zeiten geboren und haben damals Fotos mit der Sofortbildkamera geschossen? Von den prächtigen Farben dieser Fotos ist längst nicht mehr viel übriggeblieben. Auch jüngere Menschen, also die sogenannten „Digital Natives“ werden vermutlich im Laufe ihres Lebens einmal mit alten analogen Dokumenten konfrontiert. So etwa dem Fotoalbum der Oma mit Gesichtern aus der Verwandtschaft, die sie noch nie zuvor gesehen haben. Oder mit der alten analogen Videoaufnahme der eigenen ersten Gehversuche. Analoge Medien leiden unter ihrem Alter. Wer die Inhalte bewahren und schützen möchte, kann darüber nachdenken, diese zu digitalisieren.
Gerd Altmann auf Pixabay (pixabay license) Es gibt kaum ein analoges Medium, das nicht in die digitale Zukunft gerettet werden könnte. Manchmal ist der Aufwand hierfür überschaubar, manchmal aber auch eine regelrechte Herausforderung. Wer als Kind gerne Geschichten geschrieben oder schöne Bilder gemalt hat, kann diese direkt in den Flachbettscanner befördern und als Grafik auf einem digitalen Endgerät speichern. Auf diese Weise können die alten Werke auch mit Freunden geteilt werden, die womöglich daran interessiert sind, sich die lustigen Ideen von damals noch einmal anzuschauen. Genauso sieht es mit Fotos aus. Je nach Größe der Fotosammlung kann das aber ein sehr zeitintensives Hobby werden. Etwas komplizierter wird das mit Dias. Es gibt auch Flachbettscanner mit einem Dia-Input. Meistens wird diese Digitalisierung aber von einem speziellen Dienstleister durchgeführt. Und wie sieht es mit alten Videoaufnahmen aus? Gut, wenn die dazu passende Kamera noch intakt ist. Dann lässt sich das Video noch abspielen und über den analogen Videoausgang kann der Film dann digitalisiert werden. Alte Schallplatten oder Musikkassetten müssen nur digitalisiert werden, wenn sie heute nicht mehr verfügbar sind. Die meiste Musik von damals ist heute über entsprechende Streamingdienste in guter Qualität abzurufen. Warum dann überhaupt die alte Musikkassette digitalisieren? Anders sieht das aus, wenn Sie als Kind eigene Hörspiele auf Musikkassette eingesprochen haben. Bei solchen Unikaten lohnt sich die Digitalisierung.
Etwas ernster gehen wir nun die Digitalisierung im Betrieb an. Hierbei geht es meistens darum, Papierdokumente in die moderne digitale Form zu bringen. Und wenn die Digitalisierung in einem Betrieb noch nicht fortgeschritten ist, dann stehen vermutlich noch zahlreiche Ordner in den Aktenschränken. Im schlimmsten Fall sind die ganze Bürowände mit solchen Schränken umbaut. Digitale Daten brauchen deutlich weniger Platz. Vielleicht wird nach der Digitalisierung sogar Raum frei für einen weiteren Arbeitsplatz? Die Digitalisierung der betrieblichen Dokumente hat natürlich noch weitere Vorteile: Digitale Daten können schneller durchsucht werden. Ein Ordner mit gedruckten Dokumenten hat nun einmal keine Suchfunktion. Und wenn ein Kunde um eine schnelle Auskunft bittet, dann beginnt das große Blättern. Aber bitte nicht im Jahre 2022. Sind digitale Daten gut in betriebliche Prozesse eingebunden, dann haben Sie das richtige Dokument womöglich schon mit einer einzigen Stichwortsuche gefunden. Digitale Daten lassen sich auch einfacher teilen. Das bedeutet, dass unterschiedliche Mitarbeiter gleichzeitig Zugriff auf die Daten erhalten können, wenn dies benötigt wird. Wie sieht dies beim Papierdokument aus? Der eine Mitarbeiter blättert durch den dicken Ordner und der andere Mitarbeiter kommt vorbei und fragt: „Darf ich auch mal kurz?“ – Dann findet er das gewünschte Dokument, geht zum Fotokopierer und setzt sich mit den Kopien an seinen Schreibtisch. Sehr umständlich. Auch wenn die Digitalisierung zunächst ein regelrechter Kraftakt zu sein scheint, am Ende hilft die Maßnahme, betriebliche Abläufe zu beschleunigen. Wenn Sie einen Partner suchen, der die passende Lösung für die Digitalisierung für Ihr Unternehmen entwickelt, dann können Sie sich vertrauensvoll an die Firma KSU Consult wenden.
